Pourquoi l’adaptabilité des normes ISO est essentielle

Il est fréquent de constater que les entreprises qui intègrent les normes ISO les appliquent en respectant le plus scrupuleusement leurs exigences. C’est évidemment une pratique souhaitable ; voire obligatoire. En revanche, de nombreux systèmes de management n’apportent pas la valeur ajoutée souhaitée par la Direction et ce malgré l’obtention de la certification.

Les normes ISO sont conçues pour s’appliquer à divers secteurs, tailles d’entreprises et processus. Toutefois, leur mise en œuvre ne doit pas être uniforme. Chaque organisation doit s’approprier ces exigences pour en maximiser les bénéfices.

Nous vous proposons donc un rappel du caractère universel des normes ainsi que la nécessité de l’appropriation en fonction de son entreprise / organisme.

Universalité et flexibilité des normes ISO

Les normes ISO définissent un cadre destiné à améliorer la qualité, la sécurité, l’environnement et la performance des entreprises. Parmi les référentiels majeurs :

ISO 9001 : Management de la qualité

ISO 14001 : Management environnemental

ISO 45001 : Santé et sécurité au travail

Les certifications sont volontairement génériques pour être adoptées par toutes les entreprises. Toutefois, leur application diffère selon la taille, le secteur et les enjeux stratégiques de chaque structure. Une approche contextuelle et adaptée est donc indispensable.

L’importance de l’appropriation des exigences

L’application rigide des normes, sans prise en compte des particularités de l’entreprise, peut s’avérer inefficace, voire contre-productive. Pour que la certification ISO soit un levier de performance, il est essentiel d’adapter les exigences aux réalités de l’entreprise.

Quelques critères d’adaptation :

Taille et structure de l’entreprise :

Une TPE ne disposera pas des mêmes ressources qu’un grand groupe. La documentation, les audits et les indicateurs doivent être proportionnés.

Secteur d’activité et réglementation :

Certains secteurs, comme l’agroalimentaire ou l’aéronautique, sont soumis à des contraintes réglementaires spécifiques. Elles  influencent l’interprétation des exigences ISO. Bien que plus contraignantes que les normes de management « génériques », elles doivent aussi être digérées dans le contexte et les caractéristiques de l’entreprise.

Complexité des processus :

Une entreprise avec des processus de fabrication complexes devra mettre en place des contrôles plus poussés qu’une entreprise de prestation de services.

Marché et parties prenantes :

L’attente des clients, fournisseurs et autorités de régulation peut influencer la manière dont une entreprise déploie ses systèmes de management.

Une démarche pragmatique et efficace

Plutôt que de chercher à appliquer chaque exigence à la lettre, il est préférable d’adopter une approche pragmatique :

Analyser le contexte de l’entreprise : identifier les enjeux, les parties prenantes et les risques pour définir des priorités.

Adapter les outils et les procédures : utiliser des méthodes proportionnées aux besoins de l’entreprise, sans surcharger inutilement les équipes.

Former et sensibiliser les collaborateurs : l’implication des équipes est essentielle pour une mise en œuvre efficace.

S’améliorer en continu : l’objectif n’est pas de cocher des cases mais d’obtenir des bénéfices concrets en termes de qualité, d’efficacité et de compétitivité,

Oublier la certification comme finalité : viser une amélioration réelle des performances

Norme et principe clé : la performance avant tout

« Tout ce qui est bon pour la performance durable de l’entreprise est bon pour la norme. » Les versions récentes des normes ont évolué vers le management des systèmes plutôt qu’un simple formalisme documentaire.

Concernant  l’intégration des normes faites-vous confiance !

Les normes ISO ne sont pas des cadres rigides, mais des guides vers l’excellence. Leur flexibilité permet à chaque entreprise de définir une approche sur mesure. Ceci, en fonction de ses spécificités et de ses objectifs stratégiques. Une interprétation adaptée garantit une intégration harmonieuse et une véritable valeur ajoutée pour l’organisation.

Il est primordial que cette interprétation soit orientée vers l’amélioration réelle des performances de l’entreprise et non simplement vers l’obtention d’une certification. Appliquer les exigences ISO de manière intelligente et pertinente permet de répondre aux attentes des parties prenantes. Bien évidemment, on optimise les processus internes. Cela réduit les risques et d’améliorer la compétitivité sur le long terme. La certification ne doit pas être une finalité en soi, mais un moyen d’ancrer une culture d’amélioration continue au sein de l’organisation.

Enfin, on n’attire pas les mouches avec du vinaigre ! Construire des systèmes de management solides et robustes est un prérequis certes. Seulement, nous sommes à l’heure du numérique, des générations bercées à l’audiovisuel, aux réseaux sociaux…

Pourquoi les systèmes de management seraient-ils toujours moches, vieillots et ennuyeux ? Sur ce sujet, les normes n’ont aucune exigence. Alors, lâchez-vous ! Si vous souhaitez en savoir plus, retrouvez cette infographie comparative entre normes ISO et structure d’entreprise.

Qualix accompagne actuellement POwR Connect dans l’obtention d’une triple certification. A savoir, l’ISO 9001 V2015 (système de management de la qualité), l’ISO 14001 (systèmes de management environnemental) et l’ISO 50001 (système de management de l’énergie).

L’entreprise POwR Connect, une division de POwR Group est le partenaire de confiance des professionnels du photovoltaïque en France. Elle propose une gamme complète de solutions PV, ainsi que des services d’accompagnement personnalisés. Grâce à ses 15 années d’expérience, POwR Connect est devenu leader français du stockage et de la distribution sur la chaîne de valeur photovoltaïque spécialisés dans le secteur commercial et industriel ainsi que dans le marché résidentiel, pour les marchés français et suisse.

Nous avons interrogé Violaine Sinet, responsable qualité I&S chez POwR Connect filiale de POwR Group.

POwR Connect est une entreprise en forte croissance. Avec un effectif passé de 30 salariés en 2022 à 80 salariés en 2024. Dès 2023 le besoin de structurer l’organisation s’est fait sentir, notamment avec l’intégration d’un responsable qualité.

Violaine Sinet est donc recrutée en tant que responsable qualité. Un poste créé afin de mettre en place un SMQ et la certification ISO 9001 V2015. Avec pour objectifs intégrer les équipes et trouver des méthodes de travail standardisées.

La mise en place d’un SMQ est une démarche volontaire de PowR Connect. En effet, elle répond à une demande des parties prenantes. Elle fait sens et offre des garanties.

« Le marché veut des garanties et l’ISO 9001, 140001 et 50001 répondent aux enjeux qualité, énergie et environnement auxquels l’entreprise est confrontée »

Le choix de travailler avec Qualix

Pour obtenir une ou plusieurs certifications ISO, il est nécessaire de faire appel à des compétences externes pointues. C’est pourquoi en septembre 2023, Qualix est interrogé, parmi d’autres prestataires, pour répondre à une demande d’accompagnement à la certification ISO 9001. Stéphane Poirier propose alors d’intégrer l’ISO 14001 (système de management environnemental) et l’ISO 50001 (système de management de l’énergie).

« Ces certifications sont complémentaires car les fournisseurs sont eux-mêmes iso9001 et ISO14001 et les clients recherchent des garanties.

Un système de management de la qualité couplé à celui de l’énergie fait sens au vue de l’activité de POwR Connect. »

POwR Connect souhaitait un acteur local. Un petit cabinet avec une approche rassurante et claire sur tout le process de certification. « Il nous a compris » précise Violaine Sinet.

Et outre le critère financier et l’approche méthodologique spécifique à Qualix, Stéphane Poirier, gérant de Qualix, a montré une approche d’accompagnement compatible avec les attentes de POwR Connect.

Enjeux du projet, mise en place du dispositif chez POwR Connect

L’équipe projet pour cette triple certification se compose de 3 pilotes : Violaine Sinet avec le responsable R&D Marc Duprilot  ainsi que le contrôleur de gestion Jonathan Renard de la holding PowR Group, l’actionnaire principal FIMAVI.

En termes de suivi, Stéphane Poirier est présent 1 jour par mois avec les 3 pilotes de l’équipe projet.

Les lignes directrice de cet accompagnement à la multi certification ISO sont de :

• Suivre les chapitres de l’ISO 9001, 14001 et 50001 dont beaucoup sont communs aux 3 certifications ;
• Cartographier les processus : 10 pour POwR Connect ;
• Puis choisir deux pilotes de processus impliqués et enthousiastes dans la démarche de de multi-certification : un sponsor (communiquant, porte -parole des actions) et un moteur (constitue et coordonne les actions) ;
• Construire la trame des documents avec les exigences de la norme ;
• Et formaliser les savoir-faire.

Et la direction, pour la politique générale, ainsi que les pilotes sponsors et moteurs s’intègrent aussi sur la durée dans le projet de multi-certification.

La responsable qualité a d’ailleurs mis en place 2 fois/mois un suivi : des points d’avancements (guidage) auprès des pilotes moteurs et sponsors.

« L’objectif ici est de rendre autonome les pilotes à la suite des propositions faites par l’équipe projet. Les pilotes de processus proposent, amendent puis valident leurs processus dédiés ». En tant que responsable qualité, Madame Vinet assure le suivi de la bonne mise en marche au quotidien par les pilotes (moteurs et sponsors).

Les bénéfices d’ores et déjà constatés :

• Motivation et implication des pilotes (moteurs et sponsors)
• Et moins de ressenti et plus de factuel pour les équipes

Les prochaines étape de cet accompagnement

Objectifs à court terme pour POwR Connect, le travail préparatoire :

• Le besoin d‘impliquer les équipes ;
• De structurer en interne les processus ;
• Construire la gestion documentaire et les tableaux de bord ;
• De standardiser les actions ;
• En somme, faire fonctionner le système.

A partir de septembre 2024, l’étape suivante : mettre en application ces processus pour créer des historiques en vue de préparer l’audit final. Alors, le travail de Stéphane Poirier, Violaine Vinet et l’équipe projet consistera à surveiller, corriger et améliorer certains points, réaliser des audits internes.

Avec pour objectif final : valider les 3 certifications en décembre 2024.

Qualix, Cabinet de conseils et d’audits géré par Stéphane Poirier. Qualix accompagne et forme les entreprises dans les domaines de la certification du management et de la performance.