En novembre 2017, STIMULUS a publié son Observatoire du Stress au Travail (OST). Réalisée auprès de plusieurs milliers de personnes les conclusions sont sans appel.

« Ce sont, …, les exigences liées au travail qui arrivent en tête. « Devoir traiter des informations complexes et nombreuses » et « manquer de temps » concernent respectivement 72% et 62% des salariés et leur impact en termes de stress est très fort. Si un peu moins de salariés trouvent que « les objectifs au travail sont difficiles à atteindre » (41%), il s’agit d’un élément source d’un grand stress. »

Prenons un exemple concret : la messagerie. Lors des formations effectuées dans le cadre de la gestion du temps, les managers nous disent traiter en moyenne 30 mails / jours. Entre les messages reçus pour action, pour information, ceux émis… il s’agit de deux heures par jour en moyenne consacrés à cet outil d’échanges. Un temps certes utile mais dont la gestion par les managers est souvent perfectible. En effet, trop souvent, le traitement des mails est réalisé comme s’il s’agissait d’un état d’urgence. Les pop-ups d’avertissement d’un nouveau message sont activés et le manager se précipite pour en prendre connaissance ; voire répondre dans l’heure à son message. Ce traitement serait le signe d’une performance professionnelle.

En vérité, si nous ne pouvons pas faire autrement que de traiter les urgences, les imprévus, les montagnes de travail, il est toutefois possible de maîtriser un bon nombre de paramètres en appliquant quelques règles simples, trop souvent oubliées au quotidien.

Nous vous en proposons quelques-unes.

Règle n°1 : Anticiper, planifier sa charge de travail

D’aucuns haussent les épaules en lisant cette règle et pourtant… Combien réservent des créneaux horaires dans leur agenda pour travailler sur tel ou tel sujet ? Combien sanctuarisent du temps pour réfléchir à l’amélioration de leur organisation ?

Trop peu c’est certain. Alors, planifier son travail le plus en amont possible permet de s’assurer de la tenue des délais ou de prévenir à l’avance des retards possibles. Et si le retard est malgré tout prévisible, le manager prévient à l’avance et il sera alors toujours possible de réorganiser le travail ou modifier le délai.

Notre conseil : réserver du temps de travail personnel ou en groupe dans son agenda

Règle n°2 : Répartir le travail au sein de son équipe

Le manager qui veut tout voir, tout savoir tout contrôler rate une carrière de singe savant mais ne fait pas avancer sa performance managériale et s’attire une surcharge de travail inutile.

Pour ne pas de laisser déborder par des contraintes imprévues, chacun doit savoir ce qu’il a à faire, comment le faire et être responsable de ce qu’il fait. Le rôle du manager est de s’assurer que les missions soient claires pour tous, que les compétences soient au rendez-vous et que le sens des responsabilités soit présent. Le travail du manager porte sa part de contrôle bien entendu mais là où sont les risques ou les responsabilités personnelles.

Notre conseil : liste des tâches et missions du service, formation des collaborateurs, responsabilisation.

Règle n°3 : Prioriser les tâches

Tout n’est pas urgent, tout n’est pas important. La priorisation est une compétence managériale. Pour cela, il faut être capable de distinguer ce qui doit être fait urgemment, ce qui doit être impérativement traité par le manager ou potentiellement délégué.

La priorisation signifie aussi ne pas traiter certaines tâches qui ne sont pas de votre domaine, ou pour lesquelles les compétences ne sont pas adaptées. Cela peut passer aussi par la capacité à dire non. Elle fixe les limites et évite d’être sur sollicité sur des sujets « exotiques ».

Notre conseil : le matin, avant de commencer la journée, faire la liste de vos tâches selon la matrice d’Einsenhower.

Règle n°4 : Halte au perfectionnisme !

Le mieux est l’ennemi du bien. Se fixer un temps pour une tâche est essentiel. Au-delà de ce temps, le rendement devient faible. Par exemple, s’il est prévu deux heures pour établir le tableau des ventes du mois, la concentration se portera sur cet objectif temporel. Si on ajoute deux supplémentaires, le temps passé à peaufiner sera peu intéressant et à faible valeur ajoutée.

Rester concentré sur l’essentiel signifie que l’information importante doit être l’objectif. Au-delà, la cosmétique ou l’abus d’informations n’apporte pas de réelle valeur ajoutée ; voire devient négative ; c’est la loi d’Illich.

Notre conseil : se fixer un temps raisonnable pour chaque tâche et s’y tenir.

Règle n°5 : Réfléchir, c’est du travail

Produire du contenu, du travail ; c’est le quotidien de tous les managers. Beaucoup produisent… des rapports, des statistiques, des comptes rendus, etc.

Et si l’on prenait du temps pour réfléchir, avoir des idées qui améliorent l’organisation, qui optimisent les performances, qui automatisent des tâches (de contrôle par exemple)… Ce temps est précieux et il correspond à ce pour quoi un manager est payé. Et s’il est payé plus que les membres de son équipe, c’est aussi pour accomplir autre chose.

Notre conseil : prendre deux heures par semaine pour réfléchir à un sujet d’amélioration.

Être débordé de façon temporaire est possible et tout manager connaît ces périodes d’urgence ou de surcharge de travail. Lorsque le temporaire devient permanent et structurel, c’est non seulement les résultats qui en pâtissent mais aussi la santé physique et psychique qui en font les frais. A défaut de se ménager, tout manager doit s’aménager et maîtriser au mieux les horloges.

Pour plus d’informations ou d’aide sur le sujet, contactez-nous !