La fonction de responsable QSE¹ est une fonction transversale. Comme toute fonction transversale, Il doit répondre des performances qui sont le résultat de son propre travail et de celui d’autres personnes / services sur lesquels il n’a pas d’autorité hiérarchique.

A ce titre, il n’est pas seul puisque c’est aussi le lot des services dits supports de façon générale. Même si les normes tentent de rattacher la fonction QSE directement à la Direction, ce n’est pas toujours le cas.

Dans ces conditions, comment la fonction QSE doit-elle se positionner ?

Quelles attitudes et communications emprunter pour que l’efficacité soit au rendez-vous ?

Comment faire adhérer ?

A ces questions qui nous sont si souvent posées, nous allons tenter de répondre par 5 pistes de travail prioritaires :

Piste n°1 : vous êtes le représentant des clients et parties prenantes

Votre rôle est d’être le porte-voix des clients et des parties prenantes. Cela a pour conséquence de rappeler en permanence les raisons d’être des mesures de contrôle, du bien-fondé du traitement des réclamations, de la nécessaire qualité à tous les niveaux, du respect de l’environnement ; bref, de tous les engagements de l’entreprise. Que ces engagements soient à destination interne ou externe. Vous avez été embauché pour cela. Pas forcément pour être toujours apprécié mais votre rôle est utile si vous le jouez avec rigueur.

Piste n°2 : responsables QSE, assistez les collègues au traitement de leurs difficultés

Aller voir vos collègues et questionnez-les sujets qui les préoccupent. Problèmes, irritants, quel que soit le nom employé, ils sont un sujet de préoccupation pour eux. Dans la mesure de vos compétences (et pas parce que ce serait ou non votre travail – on s’en fiche), essayez d’apporter votre aide. Vous y gagnez en crédibilité, et faites de vos collègues de futurs alliés coopératifs. Aider les autres, c’est le principe même de la performance collective qui est au bout de cette démarche. Pour y parvenir, il faut travailler sa culture générale, être curieux de ce qui se fait ailleurs, ne pas hésiter à sortir de zone d’expertise…et apporter un œil neuf à la situation.

Piste n°3 : imposez votre expertise et managez

Vous êtes responsables QSE et ceci est en soi une expertise. Vous connaissez les normes, la façon dont elles doivent s’appliquer, et êtes l’interlocuteur « privilégié » des auditeurs externes. Tout comme les autres fonctions d’encadrement, vous devez prétendre à ce que votre savoir soit pris en considération puisqu’il s’exerce au quotidien au bénéfice de votre organisation et de ses parties prenantes. N’hésitez donc pas à proposer, à faire des propositions d’organisation, à « sortir de votre rôle », à impliquer vos collègues.

Piste n°4 : Responsables QSE, communiquez efficacement

Communiquer n’est pas forcément le point fort des responsables QSE. Et pourtant, il ne faut pas négliger la nécessité de faire savoir ce qui est produit au sein du service QSE. C’est essentiel de considérer ce service comme un service de production…d’audits, de traitement de réclamations, de gestion d’indicateurs, etc. De même, les communications peuvent désormais prendre plusieurs formes : webinaires, affiches, vidéos, schémas…et pourquoi pas quelques événementiels qui feront du système de management une réussite.

Piste n°5 : Fonctions QSE, sortez de votre bureau

Dans la mesure du possible, s’imposer d’aller voir quelques clients dans l’année est un très bon moyen de mesurer leur perception. Il est aussi l’occasion de connaître les attentes implicites de vos clients et de valider que les stratégies au sein de votre entreprise y répondent. En outre, voir ses clients permet de recueillir une vision sans filtre de celui que vous représentez au sein de votre entreprise. Si vous préparez cet entretien via une démarche de questionnement. Et si par ailleurs votre objectif est de vérifier l’adéquation entre les prestations réalisées et les attentes de vos clients. Alors vous obtiendrez aussi des pistes de progrès possibles. Il ne faut donc surtout pas s’en priver.

Si vous souhaitez approfondir le sujet de la fonction QSE et lui apporter toujours plus de valeur ajoutée, contactez Qualix.

¹ Qu’est-ce qu’un Responsable QSE ? – Définition site AFNOR

En termes d’approche RSE, de nombreuses entreprises souhaitent valoriser leurs actions en faveur de l’environnement, du social, de l’éthique…Pour des objectifs d’attractivité et de recrutement, de management à destination des salariés, pour des valeurs propres à la Direction, pour répondre à des exigences clients…Quelles que soient la ou les motivations, ces démarches se multiplient et le désir d’être en phase avec l’actualité est très développé au sein de nos entreprises. Pour exemple, la plateforme d’évaluation RSE Ecovadis ⁽¹⁾ revendique 100 000 entreprises ayant répondu aux critères de RSE. Plus modestement, AFNOR ⁽²⁾ revendique une communauté de 600 organisations engagées dans le parcours de solutions « engagé RSE ».

En outre, de nombreuses associations, plateformes et labellisations existent pour mettre en commun des pratiques. Avec objectif de définir ensemble des lignes directrices et valider ces pratiques.

« Cependant, la difficulté qu’éprouvent de nombreuses entreprises est : La RSE ; c’est large : je ne sais pas où commencer. »

Cette difficulté est compréhensible car de nombreuses initiatives et règles cohabitent. Parmi elles, on peut citer (liste non exhaustive) :

• La norme ISO 26000 sur la Responsabilité Sociétale des Entreprises qui définit 7 questions centrales et 36 domaines d’action ;
• Les GRI Standards : Définition Gobal Reporting Initiative : « Les normes GRI représentent les bonnes pratiques mondiales de reporting public portant sur un éventail d’impacts économiques, environnementaux et sociaux. Le reporting de développement durable fondé sur ces normes, fournit les informations relatives aux externalités positives ou négatives impactant le développement durable d’une organisation » ;
• Les objectifs de développement de l’ONU : Au nombre de 17, ces objectifs concernent des sujets aussi différents que l’éducation, la lutte contre la faim ou la biodiversité…
• La DPEF (Déclaration de Performance Extra-Financière) qui dans son article 225-102-1 paragraphe 1 du code de commerce rend obligatoire cette déclaration pour les entreprises de taille conséquente. Aujourd’hui 3 800 entreprises sont concernées mais nul doute que cela va se développer à des entreprises de taille moins importante.

Vous pouvez vous reporter sur l’annexe de la norme ISO 26000 pour constater que les initiatives internationales et ciblées sur des sujets précis sont nombreuses.

C’est pourquoi chez Qualix, nous vous proposons une méthode d’approche RSE pragmatique en 5 étapes :

Étape 1 : Recenser les actions RSE existantes

Chez QUALIX, nous privilégions une méthodologie pragmatique qui prend appui sur les pratiques existantes. En effet, au-delà des référentiels et initiatives, toute organisation est aujourd’hui actrice de la RSE. Tel Monsieur JOURDAIN faisant de la prose sans s’en apercevoir, les entreprises ont des pratiques RSE :

• Porter attention à l’environnement en privilégiant des partenaires locaux ;
• Agir en faveur des conditions de travail par des aménagements de poste ;
• Également, avoir une politique commerciale qui interdise des pratiques telles que le dumping tarifaire ;
• Mais aussi défendre des valeurs d’éthique internes ;
• …

Toute initiative est potentiellement « éligible » à la RSE.

Étape 2 : Organiser les actions selon l’ISO 26000

Partant de ce constat, nous nous sommes posé la question suivante : doit-on faire un constat sous forme de liste à la Prévert comme dans son poème Inventaire ? Évidemment non.

La RSE a besoin d’une colonne vertébrale. En effet, elle doit s’appuyer sur une référentiel « source ». Un document admis par tous comme référence et dont d’autres référentiels et initiatives ont repris la logique. Nous avons donc fait le choix de l’ISO 26000 pour organiser, classer les initiatives des entreprises. Ce choix permet de s’appuyer sur un raisonnement que partagent tous les acteurs « officiels » de la RSE.

Étape 3 : Définir l’identité de son approche RSE

Il faut se questionner pour définir l’approche RSE. Qu’est-ce que je veux faire ? Dans quels buts j’engage une démarche RSE ? La Direction de l’Entreprise doit fixer ses enjeux internes et externes et exprimer ce qu’elle souhaite de sa démarche RSE. Elle doit énoncer ses priorités d’actions. Afin que les initiatives engagées aient un lien avec ces enjeux et ainsi assurer la cohérence de la démarche tout entière.

Étape 4 : Centraliser ses actions dans un rapport RSE

Rédiger un livrable unique pour débuter la démarche est fondamental. Plusieurs raisons à cela :

• Les sujets RSE sont nombreux et impliquent de nombreux services ou activités au sein des entreprises. Le risque de s’y perdre est important. Autant tout positionner dans un document unique ;
• Cela permet également de s’assurer de la cohérence de la démarche et rapidement, l’entreprise constatera que certains sujets sont traités plus profondément que d’autres. Alors un rééquilibrage pourrait être le bienvenu ;
• Les différents services et activités sont sollicitées pour un travail collectif dont le pilotage est assuré de façon transverse. Il ne génère donc pas de compétition interne inutile ;
• Enfin, la centralisation permet surtout de s’assurer que l’entreprise traite bien des 3 piliers de la RSE, à savoir l’économique, le social et l’environnemental.

Étape 5 (optionnelle) : la reconnaissance de sa démarche RSE

La RSE ne se certifie pas. C’est le premier point. C’est une démarche volontaire qui est sans fin et définie. L’entreprise avance au rythme qu’elle choisit en fonction de ses priorités, de ses moyens, des exigences qui lui sont faites. Il n’y a donc pas de conformité à traiter ou d’obligations auxquelles répondre.

En revanche, un tiers de confiance (AFNOR, BUREAU VERITAS, autres) peut labelliser sa démarche  ou la faire reconnaitre par des plateformes de type EVOVADIS ou LUCIE. Dans ces cas, l’organisme fournit un cahier des charges auquel l’entreprise doit répondre. Et évidement il est toujours fondé sur l’ISO 26000 (raison pour laquelle nous prenons toujours cette norme comme base de travail).

Considérer son approche RSE

Pour conclure, il faut considérer non pas la RSE mais sa RSE. Cette appropriation, c’est aussi fixer un cadre et les limites qui vont avec. L’effet de « mode » peut être dangereux car s’engager dans une multitude d’actions sans colonne vertébrale est hasardeux. En effet c’est le risque de perdre de vue les fondamentaux économiques d’une entreprise, sa raison première. Travailler avec méthode, c’est engager une RSE qui soit adaptée à ses valeurs, à ses moyens, à ses engagements existants.

N’hésitez pas à échanger sur le sujet avec nous. Nous sommes à votre écoute.

A très bientôt.